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30 de Março de 2020

Gerenciando documentos e processos do escritório

Uma boa gestão é essencial para o sucesso de qualquer escritório de advocacia.

Márcio Manincor, Advogado
Publicado por Márcio Manincor
há 11 meses

Parte essencial da rotina de um escritório de advocacia é a gestão de seus documentos, como peças, recibos, contratos, documentos físicos e digitais, entre outros. Para realizar um trabalho eficiente e célere, tendo tudo ao seu alcance no momento em que precisa, não gastando tempo e dinheiro, é necessário organização e um fluxo definido de gestão do escritório.

Pensando nisso, separamos algumas dicas para te ajudar a construir um processo organizado de gestão ou otimizar o que você já utiliza.

Estabeleça um espaço próprio para os documentos físicos

Seja em seu home office ou no escritório fora de casa, é necessário separar um espaço físico e específico para os documentos que precisam ser armazenados . Apesar da crescente digitalização, sabemos que ainda é necessário manter os documentos físicos em algum lugar, seja em pastas finas, arquivos, fichários, organizadores, etc.

Defina critérios de organização e classificação de pastas

Não adianta somente separar um espaço se você não tiver um sistema próprio de classificação desses documentos. Você pode, por exemplo, separar por nome de clientes, anotando nas pastas físicas e virtuais.

Uma boa forma de organizar os documentos físicos é colocando-os em ordem alfabética, já que será necessário procurá-los à mão.

Invista em documentos digitais e reduza o uso de papel

Sempre que puder digitalize os papéis e os mantenha organizados juntamente com os documentos físicos. Isso irá te ajudar a gastar menos com documentos físicos e a deixar tudo o que você precisa num único ambiente virtual e organizado.

Armazene os documentos digitais em um único lugar

Existem várias opções de onde guardar os documentos virtuais, seja num pendrive ou num HD externo. Entretanto, é muito importante mantê-los na nuvem, armazenados, por exemplo, no Google Drive ou no One Drive da Microsoft. Nesses espaços você deve seguir a mesma organização de pastas que já utiliza.

Confie na tecnologia dos softwares

Existe ainda uma outra opção muito útil, que é o gerenciamento de documentos feito por softwares jurídicos. Conforme aumentam-se os casos trabalhados, a quantidade de documentos também escala, e é muito provável que em algum momento, até pela quantidade de diferentes programas utilizados, o trabalho de organização comece a se tornar um problema na vida do advogado.

Visando facilitar o trabalho do advogado alguns softwares jurídicos possuem espaços organizados para gerenciar os documentos do escritório, além de fornecer outras funcionalidades em conjunto, tudo em um único espaço virtual.

Se você tem as mesmas dificuldades com relação a sua agenda profissional, dá só uma olhada nesse artigo sobre gestão de agenda que fizemos para você.

2 Comentários

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Boa noite!

O sr tem alguma sugestão de software para esse tipo de organização?

obrigada! continuar lendo

Olá, @andreabeatrizaugusto!

Bem, sou suspeito para falar, mas gosto muito e tenho acompanhado de perto o trabalho que a equipe do Escritório Online do Jusbrasil tem feito (https://www.jusbrasil.com.br/escritorio-online/como-funciona). Novas funcionalidades têm sido adicionadas quase que todo mês, você consegue acompanhar automaticamente as movimentações de seus processos e controlar bem as tarefas e contatos de seu escritório. Agora, com o lançamento do Jusbrasil Automação, o software vai ficar ainda mais poderoso (https://jusbrasil.idox.com.br/workshop/inscricao.html)

Existem várias outras opções fortes no mercado também, como o Astrea e o SAJadv, mas tudo vai depender do tamanho e das demandas do seu negócio! Continue seguindo meu perfil que pretendo dar mais algumas dicas nos próximos artigos.

Um grande abraço! continuar lendo